Vreme je velikih završnih godišnjih proslava, prilika kada kompanija sumira rezultate, a zaposleni koriste priliku da se sretnu, obnove kontakte i ojačaju veze, opuste se u prijatnom okruženju poslovnih prijatelja, dobro se zabave i provedu, to je često polazna tačka za jaču i bolju komunikaciju i ona dobra osnova poslovnog uspeha.

Iz tih razloga je važno da se ti susreti, bez obzira da li je reč o proslavama, banketima, koktelima, konferencijama, organizuju tako da se  zadovolje očekivanja svih u kompaniji, od vodećeg menadžmenta, peko saradnika i zaposlenih do poslovnih partnera i prijatelja kompanije.

Da bi proslava ili bilo koji drugi dogadjaj protekao u najboljem redu i zadovoljio očekivanja, organizator dogadjaja mora da zna šta u organizaciji ne sme da propusti i koje su česte greške koje organizaciju i samu proslavu mogu da dovedu do velikih propusta, ozbiljna kompanija sebi ne sme da dozvoli takve propuste. Kako ne bi bilo propusta u organizaciji, početni korak je dobar plan koji obuhvata sve segmente, od rezervacije odgovarajućeg prostora, kontaktiranja zvanica  do same usluge, jela, pića i muzike za najvažnije poslovno okupljanje u godini.

Kompanije retko prihvataju izazov da same organizuju ovakve proslave, obično prepuste timu iskusnih organizatora kakav, na primer, ima Infinity event centar, oni već vladaju organizacijom proslava u svim segmentima i sigurno neće dozvoliti da se desi bilo kakva greška, a često se, inače, dešavaju. 

Greška je ukoliko organizator ne sluša želje klijenta

Kvalitetni menadžeri u Infinity event centru ophode se prema svakom dogadjaju kao da je lično njihova proslava,  daju sve od sebe da dogadjaj bude organizovan na najbolji način. Prvenstveno znaju da slušaju klijente, njihove želje, ne nameću svoje ideje ukoliko klijent već ima svoje i zna šta želi, ali ukoliko ne zna šta bi za proslavu, onda će dobri organizatori sigurno dati odlična kreativna rešenja. Ispravan pristup je da prateći želje, ali i budžet klijenata, ponudi najbolje moguće rešenje, koje za sigurno ne vodi u promašaj, već u dobro osmišljeni dogadjaj i zadovoljstvo klijenata.

Detaljna registracija gostiju ne ostavlja mesto za greške

Kada je reč o korporativnim proslavama, neophodna je temeljna registracija učesnika dogadjaja i to ne samo zbog evidencije gostiju, već je važna i za mnoge druge segmente organizacije.  Greška je ukoliko se o broju gostiju ne vode precizne liste, na odradjenim formularima, već se prebrojavaju nasumično i otprilike. U tom nesumičnom prebrojavanju, uvek se neko zaboravi, dovoljno je da se prilikom rezervacije sale  ispusti njih nekoliko iz nekog sektora ili nekoliko  poslovnih prijatelja. Rezerviše se sala, koja se često uklapa za tačan broj, onda se naknadno setite za ove zaboravljene, pozovete ih, pa ostanu bez mesta zbog greške organizatora koji nije napravio tačan spisak gostiju.

Uvek se u organizaciji korporativnih dogadjaja, posebno prilikom rezervisanja prostora vodite spiskom gostiju, a njega pre zakazivanja, organizator treba nekoliko puta da pročešlja i proveri. Poželjno je da se spisak gostiju popunjava na posebno izradjenom formularu koji će uključivati i polja za mnoga pitanja poput: smeštaja za goste sa strane, posebnog menia u vreme posta, možda posebne potrebe nekih gostiju. Podaci iz ovih kolona viće od velikog značaja organizatoru, ostavljaju onda malo prostora za greške. Velika je greška ukoliko se u organizaciju krene bez ovog spiska. 

Izbor adekvatne sale, da bez greške ima mesta za sve zvanice

Pre rezervacije sale za proslavu, neophodna je tačna lista gostiju, kako bi organizatori našli prostor prema željama domaćina, a da bude dovoljno prostoran da gosti tokom proslave imaju potpunu udobnost i komfor. Greška je ukoliko se prostor ne traži prema broju gostiju, već prema mogućnostima organizatora i renomeu restorana i event centra,  pa broj gostiju premaši kapacitet sale, onda se dešava da  i u najeksluzivnijim restoranima, koji  su poznati po prostranim salama, na proslavi bude stisnuto, a gužva stvori osećaj neudobnosti kod gostiju,  pa će i najbolje zamišljena proslava proći neuspešno.

Kompanije iz Beograda imaju tu sreću da su im u ponudi za proslave najeksluzivnije sale, poznatih event centara kakav je i Infinity u kome je prostor takav da može da se deli i prilagodjava bilo kom broju gostiju.

Greška je ako se ne odredi tačan budžet za dogadjaj

Ko god krene u organizaciju dogadjaja, ne može da pobegne od činjenice da je neophodno da na papir stavi tačan iznos sredstava kojima raspolaže, bez kalkulacija da će negde uštedeti, da će naći sponzore, oni se ne nalaze u toku organizacije, već pre njenog početka.

Planiranje trošenja tog budžeta je najvažniji segment planiranja, a planovi mora da budu detaljni, razumljivi i jasni domaćinu, kompaniji koja od te proslave želi samo nove poslovne bonuse, pozitivnu priču o tom dogadjaju u poslovnom svetu i što manje glavobolja, pa je prvenstveno dobro isključiti finansijske kalkulacije, već odmah tačno izaći sa tačnim finansijskim planom. 

Ne treba da se beži od korišćenja svih prednosti tehnologije

 Do pre dvadeset godina  organizacija dogadjaja je bila još komplikovanija no dana, ipak, svako vreme nosi svoje breme, danas informacione tehnologije, softveri i aplikacije, olakšavaju posao organizatorima, ali i nameću neke nove izazove, koji traže stručnost i dobro poznavanje mogućnosti novih tehnologija. Jedna od tih mogućnosti je kreiranje dogadjaja kao web stranice, što više i nije tako inovativno, desetak i više godina unazad gradi se svest da je neophodno da pored realne stvarnosti gradimo i  virtuelnu koja je putem mreža dostupna širokoj publici.

Ovu prednost novih tehnologija posebno koriste organizatori dogadjaja.  Postavljanje dogadjaja u virtuelni svet otvara  mogućnost da on vrlo brzo dodje do svakog zainteresovanog.  Polako je ovakav način potisnuo ona klasična pozivanja. Iako za starije generacije deluje zbunjujuće, greška je ukoliko se beži od ovakvog oglašavanja i pozivanja na dogadjaj. Ovo je način da se u poslovnom svetu približite mladjim generacijama, a na njima poslovni svet ostaje. 

Kreativno rešavanje problema

Dobri organizatori dogadjaja znaju da nadju rešenja u kriznim momentima organizacije, i to ne bilo kakva rešenja, već ona koja će unaprediti dogadjaj. Greška je da se problemi u organizaciji preskaču i ostavljaju za kasnije, već je važno suočavanje sa njima i nalaženje rešenja koje će omogućiti da svi naredni segmenti planiranja dogadjaja teku neometano.

Organizatori dogadjaja mora da vladaju jednom posebnom veštinom, a to je vladanje haosom koji je čest u organizaciji velikih dogadjaja, da iz jednog opšteg haosa stvore kreativni haos, koji će izroditi pozitivnu atmosferu i pozitivna rešenja i na kraju dogadjaj za pamćenje.